Randevulu sistemle çalışan bir işletmeniz olduğunda gelinmeyen randevular ve buna bağlı oluşan, programınızda aksamalar ve gelir kayıpları son derece can sıkıcı olabilir. Gelinmeyen randevular hastalık, trafik veya müşterinin randevu saatini unutması gibi birçok nedenden meydana gelebilir. Nedeni ne olursa olsun, sizin için zaman ve kazanç kaybına yol açar. Gelinmeyen randevuların ve bunun neden olduğu problemlerin önüne geçebilmek için bir randevu iptal politikası uygulamanız önem taşır.
Bir iptal politikasına sahip olmanız önemlidir çünkü işletmeniz için net olan hususları müşterilerinize, danışanlarınıza da bildirmenizin bir yoludur. Bu yazımızda henüz bir iptal politikasına sahip değilseniz iptal politikanızı nasıl oluşturacağınızı, neleri içermesi gerektiğini ve buna neden ihtiyacınız olduğunuzu ele alacağız.
İptal politikası nedir?
İptal politikası, bir hizmet sağlayıcı ile müşterisi arasında, müşteri randevuyu iptal ederse sonuçları, genellikle bir ücreti açıkça tanımlayan yazılı bir anlaşmadır. Ücret, toplam hizmet maliyetinin bir yüzdesi veya sabit bir tutardır. Bir bekleme listeniz varsa, rezerve edilen zaman aralığı kolayca dolabileceği için geç bir iptal size pahalıya mal olur. İşletmeler, iptal edilen bu randevulardan kaybedilen parayı telafi etmek için iptal politikalarını temel bir araç olarak kullanır.
İptal politikalarının kesin olması ama yine de son derece makul olması amaçlanmıştır. Müşterilerinizi,danışanları henüz bu aşamada kaybetmek istemezsiniz. Bu nedenle politikanızın kurallarının aşırı derecede karmaşık veya gereksiz yere katı olmadığından emin olun.
Neden işletmeniz için bir randevu iptal politikasına ihtiyacınız var?
İptal poliçesi oluşturmak işinize profesyonellik katar ve poliçe çift yönlü çalışır. İptal işlemini başlatırsanız sizin ve personelinizin ne yapacağını eklemek, yeni müşterilere güvence verecektir. Öte yandan, müşteriler, randevularına yetişmeye veya planlanan saatlerini yeniden rezerve etmenize yetecek kadar erken iptal etmeye teşvik edilecektir.
Müşterilere, üzerinde anlaşmaya varılan zaman aralığından sonra iptal edilen randevular için bir ücret talep edeceğinizi bildirmek, randevuların gelmemesi ve iletişim kurulmadan geç kalan müşteriler için büyük bir caydırıcıdır. Etkili bir iptal politikası oluşturmak sandığınız kadar zor değil. Aşağıdaki önerileri aklınızda bulundurun ve politikanızın anlaşılması ve takip edilmesi kolay olan bir politika oluşturun.
Etkili bir iptal politikası yazmak
- Kullandığınız tona dikkat edin
- İptaller için bir zaman çerçevesi tanımlayın
- İptaller sonucundaki yaptırımları belirtin
- İptal politikanızı randevu sisteminizde görünür kılın
Kullandığınız tona dikkat edin
Üslubunuz profesyonel olmalı ama suçlayıcı olmamalıdır. Politikanızı cezayı hafifletmenin bir yolu olarak düşünerek başlamayın. Amacınız, müşterilerin kendilerinden beklenen gereksinimler karşısında bunalmamaları ve randevularına devam etmeleri için motive olmalarıdır.
Diğer herhangi bir bağlayıcı belge gibi, uygun büyük harf kullanımı ve noktalama işaretleri kullanın. Politikanızın, açıkça düzenlenmiş talimatlarla basit bir dille yazılması gerekir.
İptaller için bir zaman çerçevesi tanımlayın
İşinize ve planlamayı yürütme şeklinize bağlı olarak, bir müşterinin randevuyu randevu gününden ne kadar süre önce iptal edebileceğini bildirmek için belirli bir süreye ihtiyacınız olacaktır. En yaygın ve hatırlaması en kolay zaman dilimleri 24 veya 48 saattir.
Bir bakıma, iptal için zaman çerçevesi tüm poliçenizin temelidir. Müşteri sizi belirtilen sürede gelemeyeceği konusunda uyarırsa, ücretler ve diğer sonuçlar onlar için geçerli olmayacaktır. İptal politikanızda belirttiğiniz süre geçtikten sonra gerçekleştirilen iptal işlemleri sonucunda randevu sahipleri politikanızda belirtilen yaptırımlara tabidir.
İptaller sonucundaki yaptırımları belirtin
Bir iptalden kaynaklanan herhangi bir ücret veya cezayı iptal politikanızda açıkça belirtmeniz önemlidir. Müşterileriniz, danışanlarınız şeffaflığınızı takdir edeceklerdir. İşletmeniz belirli bir süre için rezervasyon için ön ödeme veya rezervasyon ücreti teklif ediyorsa, geç iptaller veya rezervasyonun kullanılmaması durumunda yalnızca kısmi geri ödeme sunmayı düşünebilirsiniz.
Bir iptal ücretinden kaçınmak, müşterilerin iptal politikalarını okurken ana teşvikidir. Bu nedenle, müşterilere tam olarak ne zaman ve hangi durumlarda ücretlendirileceğini mümkün olan en basit şekilde iptal politikanızda belirtmelisiniz.
İptal politikanızı nasıl uygulayacağınızı ayrıntılandırmayı, açık ve anlaşılır bir dilde belirtmeyi unutmayın. Politika ve ücretler, genellikle gereksiz iptallerin yönetilmesine yardımcı olmak için yeterlidir ve bir iptalden kaynaklanan zaman ve gelir kaybını karşılamaya yardımcı olur. Birisi politikayı bilmediğinden şikayet ederse, onu daha belirgin hale getirdiğinizden emin olun. Başka bir seçenek de , politikanın okunup anlaşıldığından emin olmak için randevu planlama formuna bir onay kutusu eklemek olabilir.
İptal politikanızı randevu sisteminizde görünür kılın
Bir iptal politikası yazdıktan sonra, onu göze çarpan bir yere astığınızdan emin olun. Bu şekilde müşteriniz için tatsız sürprizler olmaz ve iptallerle ilgili makul beklentileri iletmiş olursunuz. Çevrimiçi bir randevu planlama aracınız varsa , iptal politikasını doğrudan sayfada yayınlayabilir veya randevu onay e-postasına ekleyebilirsiniz. Genel yardım için, gerektiğinde bir randevuyu nasıl iptal edeceğinizi de iletmek isteyebilirsiniz. Bu, politikanızın iyi bir şekilde ana hatlarıyla belirtilmesini sağlar.
Randevu iptal politikaları, son dakika iptal edilen veya gelinmeyen randevuları önlemek için son derece faydalıdır. İptal edilen veya gelinmeyen randevu durumlarında karşılığında talep edeceğiniz ücreti politikanızda belirttiğinizde randevu sahipleri randevu iptalleri sonucunda ne ile karşılaşabileceğini önceden bilmiş olurlar. Tüm bunlara ek olarak işinize özel bir randevu uygulaması sahip olduğunuzda da gelinmeyen randevu ve son dakika iptallerinin önüne kolaylıkla geçmiş olursunuz. İşte tüm yapmanız gerekenler bu kadar!
